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Text File  |  1985-10-09  |  2KB  |  63 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                        PROCEDURES MANAGEMENT MEMORANDUM
  6.  
  7.  
  8.  
  9.          SUBJECT:REVISIONS; PROCEDURES FOR
  10.  
  11.          DISTRIBUTION:PROCEDURES MANAGER
  12.  
  13.          ENCLOSURES:NONE
  14.  
  15.          REFERENCES:(1) PROCEDURE MANAGEMENT MEMORANDUM; PREPARATION OF
  16.                     (2) DESK MANUAL; PROCEDURES FOR
  17.                     (3) CUMMINGSWARE FILE INDEX.DOC
  18.  
  19.          1.PURPOSE-THE PURPOSE OF THIS MEMORANDUM IS TO GIVE THE PROCEDURES
  20.               FOR REVIEW AND REVISION OF PMM'S.
  21.  
  22.          2.EFFECTIVE DATE-JULY 5, 1985
  23.  
  24.          3.APPLICABILITY-THIS APPLIES TO PMM'S WHICH HAVE NOT BEEN REVISED
  25.               IN ONE YEAR AND CHANGES IN CURRENT OPERATING PROCEDURES.
  26.  
  27.          4.BACKGROUND-RELATIONSHIPS BETWEEN OPERATING ENTITIES CALLED
  28.               PROCEDURES ARE IN A CONTINUAL STATE OF CHANGE. THIS CONTINUAL
  29.               CHANGE OFTEN CAUSES WELL INTENTIONED PERSONS WHO WOULD
  30.               DOCUMENT PROCEDURES TO GIVE UP IN THEIR EFFORT. THEIR EFFORT
  31.               IS USUALLY IN BOOK FORM WHICH IS VERY DIFFICULT TO UPDATE.
  32.               AS A RESULT, THE PROCEDURES, ONCE WRITTEN, ARE NEVER UPDATED.
  33.               PMM'S WITH THEIR LOOSELEAF STRUCTURE ALLOWS FOR FREQUENT
  34.               CHANGE WITHOUT UNDUE EFFORT.
  35.  
  36.          5.PROCEDURE-
  37.               A.PMM'S MUST BE REVIEWED ONCE A YEAR. THE INDEX HAS A COLUMN
  38.                 FOR LAST REVISION OF EACH PMM. THESE MUST BE REVIEWED BY THE
  39.                 PROCEDURES MANAGER TO DETERMINE PMMS NEEDING REVISION.
  40.                 IT IS POSSIBLE FOR NO CHANGE TO BE NEEDED IN A PROCEDURE
  41.                 WITHIN A YEAR. IF THIS IS SO, CHANGE ONLY THE EFFECTIVE
  42.                 DATE TO THE CURRENT DATE TO SHOW THE REVIEW.
  43.  
  44.               B.ANYTIME AN EMPLOYEE TRIES TO PERFORM THE PROCEDURE AND
  45.                 IS UNABLE TO DO SO WITH ONLY THE PMM AND NO OUTSIDE HELP,
  46.                 THE PMM MUST BE REVISED TO INCLUDE ALL INFORMATION.
  47.  
  48.          6.NECESSARY ACTION-THIS PROCEDURE IS PERFORMED DAILY AS NEEDED.
  49.  
  50.          7.ADDITIONAL INFORMATION-NONE
  51.  
  52.          8.QUESTIONS REGARDING THIS MEMORANDUM-MAY BE REFERRED TO-
  53.                                          PRESIDENT OF CUMMINGSWARE.
  54.  
  55.          8.MEMO MAINTENANCE RESPONSIBILITY-PRESIDENT OF CUMMINGSWARE.
  56.  
  57.          9.FILING INSTRUCTIONS-DESK MANUAL
  58.  
  59. ARE.
  60.  
  61.          8.MEMO MAINTENANCE RESPONSIBILITY-PRESIDENT OF CUMMINGSWARE.
  62.  
  63.          9.FILING INSTRUCTIONS-DESK MANUAL